¿Dónde queda la planificación comunicacional dentro de la empresa? I

Sabemos muy bien que dentro de una empresa las comunicaciones son muy importantes y deben tener una planificación acorde a los tiempos, sin dejar nada fuera del radar que pueda tomarnos por sorpresa. 

Pues bien, yo soy de la idea de que el 70% de las comunicaciones puede ser planificado con antelación: mails, RR.SS., videos corporativos y de eventos, insertos en diarios, publicidad y marketing en los canales, aniversarios, incluso los cursos de acción ante una crisis pueden estar protocolizados.

Gantt: una herramienta básica 

A algunos les podrá parecer anticuado, pero una Carta Gantt es, lejos, lo mejor. Sabes perfectamente en qué día estás, cuándo vienen las fechas importantes (eventos, feriados, días comerciales, ceremonias de aniversario) y puedes planificar y trabajar con anticipación el material que necesitas tener listo antes de X fecha, para luego empezar a viralizar o repartir el contenido a los distintos canales de comunicación internos de la empresa o externos, como son los newmedia o los medios más clásicos, Tv, diarios o revistas (con estas tienes que tener especial atención, pues suelen planificar contenido, diagramación y cerrar sus ediciones con mucha antelación, así que debes preparar el material antes, si no quieres quedarte abajo).

La Carta Gantt no sólo te permite VER los días, también informar a todos los involucrados en un proyecto el estado en el que se encuentra, cuándo deben realizar una tarea y cuándo debe estar lista, manteniendo el control de roles y deberes de manera eficaz. Todos lo ven, todos lo saben, nadie puede decir “oh! Yo no sabía”. No hay sorpresas.

Además, hoy la tecnología está tan modeeeeershna, es re fácil compartir un documento y dejarlo en la nube o por Gmail o Dropbox, y eso que no estoy hablando de los programas de softawe o aplicaciones que permiten hacer exactamente lo mismo.

Experiencia personal 

Cuando estuve trabajando en la asociación gremial yo llevaba las comunicaciones de RR.SS. y el mailing que salía a los socios (entre otras cosas), por lo tanto, necesitaba ordenarme con las actividades que se realizaban tanto en Santiago como en las otras regiones, las reuniones gremiales y votaciones, y con los programas de cada una de las áreas: defensa, marketing, fidelización y desarrollo. 

En este caso, el grupo de trabajo era pequeño, nunca superamos las 15 personas. Por eso, para mí fue muy fácil reunirme con cada una de las áreas, 15 minutos, y explicarles cómo funcionaría el envío de mail, el protocolo que se seguía y los tiempos en que debían cumplirse las etapas, además, de quién sería el responsable. 

En el caso de los talleres de formación, teníamos una reunión cada dos semanas para revisar los resultados del plan de marketing online y realizar cambios si era necesario. Aun así, siempre hubo imprevistos, a veces era porque no lográbamos llenar los cupos y otras, porque la Directora del área no llevaba un orden de las actividades y terminábamos informándolas con 1 semana y media de anticipación, trabajando en modo urgencia 😒 

¿Cómo planificar?

Depende del tipo de empresa, depende del número de empleados, del rubro, de cuáles son tus objetivos y las herramientas con las que cuentas.

Siguiendo con el ejemplo anterior, yo tenía mi excel con mi Carta Gantt en una pestaña y en otra las RR.SS., era lo primero que habría en mi computador en la mañana. 

Yo era bastante inexperta en ese momento, recién me estaba metiendo en lo que era ser Community Manager y tuve que inventar mi propio sistema. Tenía una pestaña con la planificación semanal, con una tabla para cada semana del año, hacia el lado las RR.SS. correspondientes con los horarios de publicación y el mensaje que debía ir, también especificaba si era una publicación propia o de algún convenio de intercambio que hubiésemos realizado, de esa forma no sobrecargábamos las cuentas y llevaba el control.

En la pestaña de la Carta Gantt, iban de forma correlativa hacia la derecha los años con sus meses y sus días, marcados los hitos importantes, sus campañas y fechas de activación con distinto color, así sabía en qué parte estaba el proceso y con quien debía interactuar en caso de tener dudas o hacer cambios; también marcaba los correos que debían enviarse y el inicio/fin de campañas en RR.SS.

Como puedes ver, todo marcadito y bien ordenadito. Era imposible tener memoria para todo lo que tenía que hacer y las fechas correspondientes, pero con el sistema controlado en mis tablitas, siempre tenía la respuesta si me preguntaban algo,  era imposible pillarme jajaja! “Lindha? En qué fecha mandamos este mail?” – “No me acuerdo… Espera. Mira! Aquí está, lo mandamos el jueves y tenemos el segundo envió pasado mañana”. 

De esta manera, sólo el 30% de las comunicaciones quedaba en la contingencia, en el limbo de la incertidumbre.

¿Qué pasa cuando no somos organizados?

Cuando no planificamos con tiempo nos encontramos haciendo el video corporativo en una semana, con 2 camarógrafos y dos editores (que son las mismas personas, no 4 personas distintas, 2) teniendo que producir material y procesarlo mientras cumplen con la cobertura del evento del fin de semana, la entrega de las cápsulas noticiosas con sus miles de “no me gusta así, cámbialo” y cubriendo ceremonias/almuerzos del rubro durante el día… En qué momento van a hacer y terminar el video corporativo que deben entregar el viernes y hoy es martes???? Ah no se yo!

Bueno… esas son las cosas que pasan en mi actual lugar de trabajo: no hay organización con tiempo, es común encontrarnos trabajando a última hora para algo que los jefes sabían que venía, pero que el resto desconocía; también suele ser nuestra culpa (periodistas, audiovisuales, diseñadores y fotógrafos) que las cosas salgan atrasadas 😒. Pero, digo... Que demonios! Si los aniversarios son siempre el mismo día y lo sabemos hace 10 años, cómo es que terminamos haciendo todo a última hora?! GOSH! (dios)